I Stavanger kommune (eksklusiv foretakene) var det ved årsslutt 2014 totalt 8 930 ansatte – en reduksjon på 18 ansatte sammenlignet med utgangen av 2013. Antall årsverk har i samme periode økt med 25. Det har samtidig vært en liten økning i årsverk per ansatt.

(Antall ansatte og årsverk for 2012 er korrigert i figuren grunnet justeringer i rapporteringsoppsett i lønns- og personalsystemet)

Bystyret vedtok stillingsstopp 16. juni 2014 som omfattet alle stillinger, med unntak av stillinger knyttet direkte til brukerkontakt og tjenesteproduksjon. Ordningen bidro særlig til at stillinger innenfor staber og støttefunksjoner var ubesatt, mens virksomhetene i mindre grad ble berørt.

Stillingsstoppen medførte at økningen i antall årsverk fra 2013 til 2014 ble redusert. Tabellen under viser en økning i antall årsverk på 24,6. Økningen var i hovedsak innenfor oppvekst og levekår og da i hjemmebaserte tjenester. Dette skyldes i hovedsak etablering av nye enheter (Søra Bråde og Hverdagsrehabilitering). Områdene sykehjem og barnehager har hatt en reduksjon i antallet årsverk. Det ble i 2014 inngått nye avtaler om interkommunalt samarbeid for leveranse av tjenester på både IT og Kemner som forklarer veksten i årsverk i økonomiavdelingen.

Tjeneste-/virksomhetsområde*	Årsverk 31.12.2013	Årsverk 31.12.14	Endring i årsverk	Prosentvis endring
Oppvekst og levekår	6 632,8	6 660,2	27,4	0,4
Kommunale barnehager*	1 300,4	1 263,6	−36,8	−2,9
Grunnskole**	1 972,6	1 968,5	−4,1	−0,2
Helse og sosial kontor	106,9	109,7	2,8	2,6
Kommunale sykehjem	671,5	656,1	−15,4	−2,3
Hjemmebaserte tjenester	1 086,9	1 142,1	55,2	4,8
Bymiljø og utbygging	215,5	217,5	2	0,9
Kultur og byutvikling	104,5	108,9	4,4	4
Personal og organisasjon	105,7	95	−10,7	−11,3
Økonomi	158,6	161,3	2,7	1,7
Stavanger kommune samlet	7 259	7 283,6	24,6	0,3
*inkludert Hertervigstunet, men ikke ressurssenteret og innføringsbarnehage på Johannes læringssenter **inkludert Lenden, men ikke Johannes læringssenter og Kulturskolen

Økt bruk av digitale løsninger

Digitaliseringsstrategi for Stavanger kommune 2014-2029 og IKT-strategi 2014-2017 for Stavanger kommune ble sendt på høring. Mens digitaliseringsstrategien tar for seg de overordnede føringene for digitaliseringsarbeidet internt og eksternt, er IKT-strategiens oppmerksomhet rettet mot de driftsmessige IKT-tjenestene som er nødvendige for å videreutvikle gode digitale tjenester også i fremtiden. Strategiene ble behandlet i administrasjonsutvalget den 25. november og i bystyret 12. januar 2015.

Koordineringsgruppen Digital innbyggerservice jobber videre for å gi innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg.

Store mengder av byarkivets digitaliserte arkivmateriale ble gjort tilgjengelig for innbyggerne og næringslivet gjennom nettutstillinger, referansemateriale, m.m. Byarkivet har digitalisert arkivmateriale som protokoller, foto og tegninger. Byarkivet har jobbet målrettet for å gjøre kommunens store samlinger av fotografier og tegninger mer tilgjengelige, og en egen fotoportal med nettinnsynsløsning ble utviklet i testversjon i 2014.

Arbeidet med digital katalog er videreført, og i løpet av 2014 har store mengder arkivmateriale og protokoller fått digital søkbar katalog. Katalogene overføres fortløpende til den nasjonale arkivportalen.

Tabellen under gir en oversikt over digitalisert arkivmateriale per 31.12.2014.

Digitalisert arkivmateriale	Antall
Digitaliserte foto	20 121
Antall arkiv med digital katalog	756
Digitaliserte tegninger og annet materiale	44 088

Prosjekt digitalisering av kommunens eiendomsarkiv startet opp i august. Målet er at byggesaksarkivet, planarkivet, målebrev og seksjonerings- og delearkivet skal digitaliseres. Byggesak og Stavanger byarkiv har i perioden kartlagt arkivenes omfang. Arbeidet for å få automatiske situasjonskart (byggekart) er startet opp, og målet et er å ha løsningen på plass til sommeren 2015.

På senhøsten ble digital postkasse til innbyggerne og bedrifter, SvarUt, koplet mot sakarkivet ESA og innført som en pilot for Kultur og byutvikling. Piloten var hovedsakelig for utsending av brev innen byggesaksbehandling til næringsliv og enkeltpersoner. I november og desember ble det sendt ut 554 forsendelser via SvarUt. Av disse ble 156 lest i Altinn, resten ble sendt som brevpost. Fra desember ble piloten utvidet til å gjelde hele Kultur og byutvikling, og pilotperioden utvidet til ut januar 2015.

Servicetorget har innført elektronisk besøksregistering ved fire av kommunens administrasjonsbygg. Registreringsløsningen gir avlastning for resepsjonene økt sikkerhet og bedre service til besøkende. Arbeidet med å ta i bruk et nytt kundebehandlingssystem ved Servicetorget ble utsatt

Digitalt førstevalg internt

Stavanger kommune inngikk i august 2014 avtale med Software Innovation om kjøp av nytt digitalt sakarkiv (Public 360). Implementering av systemet ble samtidig startet som eget prosjekt, og det ble tilsatt en ekstern prosjektleder for daglig ledelse av prosjektet. I løpet av høsten er de fleste systemmodulene installert og kursing av prosjektdeltakere påbegynt.

Teknisk oppsett og testing av integrasjonen av sak- arkivsystemet mot nytt innkjøpssystem (Mercell), og elektroniske barnehagesøknader (Hypernet) ble utført i 2. tertial. Det ble implementert flere e-skjema, blant annet for avdelinger innen teknisk-, kultur- og oppvekstsektor. Innenfor områdene barnehage, kultur, idrett og teknisk ble det implementert nye e-skjema som er direkte integrert med sakarkivsystemet ESA for automatisert behandling.

Stavanger kommune arbeider for økt bruk av brukervennlige selvbetjeningsløsninger som verktøy i innbyggernes kommunikasjon med kommunen. Som en indikator på bruk av digitale løsninger ser man at det i 2014 vært en økning i bruk av VOF (varsle om feil), Byggsøk og antall klikk på kommunens nettsider.

Andel feilmeldinger via VOF (varsle om feil) var 55 % i 2014 og 43 % i 2013.

Antall innkomne byggesøknader via Byggsøk var 484 i 2014 og 204 i 2013. Prosentandel av totalen var 26 % i 2014 og 10 % i 2013.

Antall klikk (målt ved sidevisninger) på kommunens nettsider har økt fra 3,5 mill. i 2013 til 3,6 mill. i 2014.

Tilpasning og justering av organisering og arbeidsprosesser

Arbeidet med gjennomføring av organisatoriske tilpasninger på barnehageområdet har pågått i 2014. Administrasjonsutvalget behandlet sak om organisering av barnehageområdet i mars 2014. Ressursfordelingsmodellen og samordningen av administrative ressurser og oppgaver er gjennomgått og tilpasset. Det ble vedtatt å styrke strategisk ledelse og styring med to nye stillinger innen barnehageområdet.

Stavangerbarnehagen har en felles kvalitetsplattform for personalets pedagogiske kompetanse. Den består av språk-, relasjons-, interkulturell- og tidlig innsats kompetanse. I 2014 ble det gjennomført grunnkurs i relasjons- og implementeringskompetanse.

Fire kommunale barnehager har deltatt i Comenius-prosjektet. Prosjektet har som mål å styrke samarbeidet mellom foreldre med flerkulturell bakgrunn og barnehagen, og bidra til forskning og kunnskapsbasert praksis. De ansatte som har ICDP-sertifikat (International Child Development Program) har fått tilbud om oppfriskningskurs.

I 2014 er det utarbeidet en ny finansieringsmodell for sykehjemmene. Denne ble presentert i sak 98/14 til kommunalstyret for Levekår. Den nye finansieringsmodellen ligger tett opp mot rammefinansiering og innebærer en forenkling av arbeidet for så vel helse- og sosialkontorene som sykehjemmene. Det arbeides videre med forenkling av det administrative og forvaltningsmessige arbeidet ved helse- og sosialkontorene.

Sak vedrørende omdanning av Stavanger Eiendom til et KF vil ses i sammenheng med sak vedrørende vurdering av ny hovedstruktur for Stavanger kommune. Stavanger formannskap behandlet i juni 2014 sak 139/14 – Stavanger Natur- og idrettsservice KF – konsekvenser av omdanning til aksjeselskap. I saken redegjorde rådmannen for fordeler og ulemper ved en eventuell omdanning av foretaket til aksjeselskap.

Styrking av HR funksjonen

I 2014 ble det utredet hvordan arbeidsgiverdelen av personal og organisasjon skal levere tjenester slik at kommunen styrker det systematiske og langsiktige arbeidet med å utvikle medarbeidere og organisasjon, slik føringene i arbeidsgiverstrategien sier. Daglig personalledelse skal også styrkes.

I 3. tertial har arbeidet med utforming og detaljering av ny organisering blitt videreført, og forslag til løsning ble sendt på høring til fagforeningene. Den nye organisatoriske løsningen for arbeidsgiverområdet innebærer også justeringer som skal imøtese interne utfordringer og bidra til at enheten er rustet til å møte framtidens behov for leveranser. Oppstart var opprinnelig planlagt 1. januar 2015, men det har vært nødvendig å bruke mer tid på arbeidet. Ny organisering planlegges nå fra september 2015.

Styrke tilstedeværelse i nasjonale og internasjonale kompetansemiljø

Stavanger kommune ønsker å styrke grunnlaget for det internasjonale arbeidet i egen organisasjon gjennom utarbeidelse av en egen internasjonal strategi. I den forbindelse skal det også etableres en mer samordnet struktur med sikte på koordinering og kompetansedeling. Dette arbeidet var det ikke kapasitet til i 2014 på grunn av stillingsstopp.

Sak 99/14: Oversikt over Stavanger kommunes internasjonale engasjement 2014 til formannskapet i mai inneholder blant annet en oversikt over internasjonale prosjekt og nettverk, som Stavanger kommune deltar i ved inngangen til 2014. Gjennom Horisont 2020 er Stavanger sammen med Manchester og Eindhoven i 2014 blitt fyrtårnby i Smarter Cities & Communities (SCC) med prosjektet Triangulum. Triangulum innebærer utvikling, gjennomføring og deling av innovative løsninger på de tre fagområdene mobilitet, energieffektivisering og IKT.

I tråd med bystyrets budsjettvedtak vedtok formannskapet i 2. tertial sak 187/14 å opprette en doktorgradsstilling i Stavanger kommune. Stipendiatstillingen er tilknyttet levekår og Helsehuset i Stavanger. Formålet med forskningsprosjektet er å studere effekten av tiltak innenfor Frisklivssentralen.

Bedre styringsinformasjon og beslutningsstøtte

I løpet av 2014 er det etablert en datavarehusløsning med datafangst fra økonomisystemet, HR-systemet og pleie- og omsorgssystemet. Datavarehuset leverer data til styrings- og ledelsesinformasjonssystemet (SOL). SOL skal brukes til å presentere styringsinformasjonen til organisasjonen. Grunnstrukturen for SOL-systemet ble ferdigstilt i 2014.

Brukerundersøkelser benyttes som et verktøy i kommunenes dialog med brukerne for å måle tilfredshet med bestemte kommunale tjenester. Brukernes tilbakemeldinger bidrar til å forme utviklingen av tjenestetilbudet. Ny medarbeiderundersøkelse ble gjennomført i 2014, mer informasjon om denne og øvrige brukerundersøkelser gjennomført i 2014 se kap 8.2.

Mer sektorovergripende internkontroll

Den sektorovergripende internkontrollen skal gi rådmannen vesentlig styringsinformasjon og betryggende kontroll.

Tertialrapportering etter ny mal inngikk i arbeidet for å bidra til betryggende kontroll. Det ble rapportert på status for de prioriterte innsatsområdene i kapittel 2: Sammen for en levende by og tekstvedtakene som ble fattet i forbindelse med bystyrets behandling av handlings- og økonomiplanen for 2014 – 2017 inkludert formannskapets vedtak 13. februar 2014 (FSK-sak 26/14) og bystyrets vedtak 28. april 2014 (bystyresak 53/14). Kommunens samlede utfordringsbilde, med seks særskilt prioriterte utfordrings- og innsatsområder, innebærer en risikovurdering av både eksterne og interne forhold.

Kommunen har styrket sin kompetanse på forebygging av korrupsjon og misligheter ved å delta på samlinger i antikorrupsjonsnettverk arrangert av KS og Transparency International. Det er i tillegg arrangert seminar i samarbeid med Rogaland revisjon om temaet.

Tjenesteområdene gjennomfører internkontroll ved hjelp av system, rutiner og rapporter som er tilpasset fagområdene.

Etikk

Plan for etikk og forebygging av misligheter og korrupsjon ble vedtatt av bystyret i april. Planen la til grunn en rekke tiltak, herunder ny etisk standard, opplæring i etikk, verdier og forebygging av misligheter og korrupsjon, nye varslingsretningslinjer, etikkveileder og medlemskap i Transparency International Norge[1].

Ny etisk standard for ansatte og folkevalgte ble også vedtatt av bystyret i april, og følges opp kontinuerlig blant annet gjennom formidling på intranett, opplæring til ledere og ansatte, i ansettelsesbrev og gjennom prosesser på arbeidsplassen.

Etikk og etiske refleksjoner er en integrert del av yrkesprofesjonen både innen levekår og i skoler og barnehager.

Etikkportalen på intranettet er forbedret og inneholder lenker til etisk standard, etikkveileder, eksempler på dilemmatrening med mer. Kompetansedelingsdagen for alle ansatte ble avholdt mai, med etikk som hovedtema.

Administrasjonsutvalget godkjente reviderte retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold i september. Det er avholdt to seminar om varsling av kritikkverdig forhold hvor 120 ledere, tillitsvalgte og personalmedarbeidere deltok. Det er også avholdt flere kurs for verneombud. I tillegg planlegges det seminar for rektorer og barnehagestyrere. Politikere og ansatte er blitt oppfordret til registrering i Styrevervregisteret.

[1] Medlemskap i Transparency International Norge innebærer at Stavanger kommune bidrar til felles innsats for åpenhet, integritet og ansvarlighet i samfunnet for å forhindre korrupsjon og misligheter

Omstillings- og innovasjonsmidler

For å stimulere til omstilling og fornying avsatte bystyret i Handlings- og økonomiplanen for 2014-2017 midler til gjennomføring av innovasjonstiltak som kan forventes å gi en framtidig effektiviseringsgevinst. I den krevende økonomiske situasjonen kommunen er inne i, er innovasjonsarbeidet særlig viktig. Administrasjonsutvalget har vedtatt retningslinjer og foretatt den formelle tildelingen av midlene.

Det ble søkt om å få tildelt totalt kr 8,3 mill. til omstilling og innovasjon i 2014. 7 av de 24 som søkte fikk til sammen kr 1 mill. Prosjektene som fikk midler var: Levekår: Etablering av doktorgradsstilling i Stavanger kommune, Barn og unge, frivillighet: Etablering av kommunikasjonsplattformen CrossWall, Hverdagsrehabilitering: Teamutvikling – hverdagsrehabilitering, Helsestasjonstjenesten: Veiledning om kosthold og helse til gravide innvandrerkvinner på helsestasjonen ved bruk av SOMHA-app for iPad, Ressurssenteret for styrket barnehagetilbud: IKT og videreutvikling av system for søknadsregistrering mv, Fysio- og ergoterapitjenesten: Innkjøp av 6 felles nettbrett og smart-telefoner til alle ansatte i Fysio-ergoterapitjenesten samt Stavanger byarkiv: Fotoportal.